RODO

Informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych – RODO

Poniższe strony zawierają informacje o przetwarzaniu danych osobowych przeznaczone dla kontrahentów GWO oraz dla osób fizycznych, które uczestniczą w zawarciu lub wykonaniu umowy zawieranej przez kontrahenta GWO.

Materiały do pobrania

Aby ułatwić Państwu wdrożenie RODO oraz wywiązanie się z obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, udostępniamy wzory zgód i informacji, które mogą być wykorzystywane w działalności szkoły. Wzory przeznaczone do pobrania mogą być dostosowywane, modyfikowane i używane w Państwa działalności. Sugerujemy jednak, aby zmiany były dokonywane z udziałem osoby posiadającej odpowiednią wiedzę w zakresie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Zgoda na przetwarzanie danych ucznia.doc – ten uniwersalny formularz pozwala zebrać zgodę na przetwarzanie danych ucznia w różnych celach, w ramach jednego dokumentu. Możliwe jest jego edytowanie i dopisywanie dodatkowych celów. Dla każdego z celów z osobna należy określić, jak długo będą przetwarzane dane.

Zgoda na przetwarzanie danych ucznia – aplikacje.doc – formularz ten pozwala zebrać zgodę na przetwarzanie danych ucznia w związku z korzystaniem w szkole z aplikacji i programów komputerowych, w których podaje się dane osobowe uczniów (np. imiona i nazwiska w dzienniku elektronicznym), ze szczególnym uwzględnieniem korzystania z aplikacji GWO.

Zgoda na przetwarzanie danych opiekuna – aplikacje.doc – formularz ten pozwala zebrać zgodę na przetwarzanie danych rodzica w związku z korzystaniem w szkole z aplikacji i programów komputerowych, w których podaje się dane osobowe rodziców (np. adres e-mail rodzica do przesyłania raportów o wynikach ucznia), ze szczególnym uwzględnieniem korzystania z aplikacji GWO.

Ogólne zasady przetwarzania danych przez GWO – klauzula informacyjna RODO

Poniżej znajdą Państwo tzw. klauzulę informacyjną. Zawiera ona informacje o tym, w jaki sposób Gdańskie Wydawnictwo Oświatowe przetwarza dane osobowe. Klauzula informacyjna zostaje zamieszczona w celu zrealizowania obowiązków wynikających z art. 12 ust. 1, art. 13 i art. 14 RODO.

Pozostałe informacje o przetwarzaniu danych osobowych, w tym w związku z korzystaniem z korzystaniem ze stron internetowych w domenie GWO, znajdują się w Polityce Prywatności, stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną – Serwis GWO.PL, jak również w Polityce wykorzystania plików Cookies.

Szanowni Państwo,
w dniu 25.05.2018 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej „RODO”.

W związku z tym przekazujemy Państwu informacje na temat tego, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz jakie są Państwa uprawnienia z tym związane. Poniższe zasady obowiązują od dnia 25 maja 2018 r.

Kto jest administratorem Państwa danych?
Administratorem Państwa danych jest Gdańskie Wydawnictwo Oświatowe spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k., al. Grunwaldzka 413, 80-309 Gdańsk (zwana dalej „GWO”).

O jakich danych mówimy?
Mowa jest o danych osobowych, które są zbierane podczas korzystania przez Państwa z naszych usług, w tym stron internetowych i księgarni, jak również danych zbieranych podczas spotkań w szkołach, na szkoleniach i we wszystkich innych okolicznościach, w których otrzymamy od Państwa formularz zawierający Państwa dane osobowe. W przypadku danych zbieranych na osobnych formularzach, szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania danych umieszczone są w treści poszczególnych formularzy.

W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane?
Od chwili wejścia w życie RODO musimy informować Państwa o tym, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane osobowe. Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami, aby mieli Państwo świadomość, w jaki sposób są przetwarzane Państwa dane.

Cele przetwarzania

Umożliwienie zrealizowania na Państwa rzecz usług, takich jak sprzedaż i wysyłka zamówionych książek oraz materiałów edukacyjnych, zamówienie i przeprowadzenie szkolenia, a także usług świadczonych drogą elektroniczną, takich jak m.in. udostępnienie produktów multimedialnych.
Realizowanie obsługi posprzedażowej.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Przesyłanie informacji o promocjach i produktach Administratora i jego partnerów.
Profilowanie danych w oparciu o kryteria, takie jak nauczany przedmiot, poziom edukacyjny klasy i szkoły itp., co pozwoli na proponowanie ofert i rabatów dostosowanych do Państwa oczekiwań.
Prowadzenie statystyk i dokonywanie analiz w celu poprawy przez GWO jakości produktów i świadczonych usług.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Ustalenie, dochodzenia, obrona roszczeń. Należy zwrócić uwagę, że GWO jest uprawnione do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, a także musi być gotowe na odpieranie ewentualnych roszczeń skierowanych przeciwko niemu. To uprawnia GWO do przetwarzania danych osobowych także w tym celu.
Dane mogą być przechowywane dla celów statystycznych, archiwalnych, oraz zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez GWO obowiązków wynikających z przepisów prawa).

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona praw GWO, a także którym jest rozwój i podniesie jakości usług świadczonych przez GWO.

Prowadzenie dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa, w tym stosownych dokumentów księgowych, jak również przekazywanie osobom, których danych są przetwarzane, stosownych potwierdzeń wykonania usług (w tym faktury i rachunku).

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Komu możemy przekazać dane?
Zgodnie z obowiązującym prawem Państwa dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, tzw. odbiorcom danych. Mogą być nimi podmioty uczestniczące w realizowaniu umów (podwykonawcy, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie, firmy zajmujące się rozliczaniem transakcji online), podmioty zajmujące się obsługą informatyczną i udostępniające GWO narzędzia informatyczne, zajmujące się zarządzaniem i wprowadzaniem danych do baz, pośredniczące w realizowaniu akcji marketingowych, a także świadczące usługi doradcze (np. księgowe, prawne). Dane zgodnie z prawem mogą być przekazywane na podstawie obowiązującego prawa np. sądom lub organom ścigania – oczywiście tylko gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną.
Jeżeli będziemy przekazywać dane podmiotom mającym siedzibę w państwach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, będziemy wymagać, aby podmioty te gwarantowały wysoki stopień ochrony danych osobowych, spełnienie europejskich norm ochrony danych i by zawarły stosowne umowy bazujące na wzorcowych klauzulach umownych w przedmiocie ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

Jakie mają Państwo prawa w stosunku do swoich danych?
Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych, a także do ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania oraz do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo do cofnięcia jej w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, gdy ich przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu na potrzeby marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie bez uzasadnienia wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby takiego marketingu.

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?
GWO przetwarza Państwa dane osobowe w związku z korzystaniem przez Państwa z jego usług przez czas niezbędny do ich zrealizowania. Następnie dane przechowywane są przez czas, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń w związku z wykonaniem umowy zawartej na skutek danej transakcji – do czasu przedawnienia roszczeń. Część danych może być przechowywana dłużej, do czasu istnienia obowiązku prawnego, np. w związku z koniecznością dokumentowania transakcji (np. dane w fakturach, rachunkach) lub dla celów archiwalnych.

Gdy wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych, Państwa dane będą przetwarzane przez czas posiadania przez GWO produktów i usług skierowanych do nauczycieli i innych osób, których dane są przetwarzane lub do czasu wycofania zgody albo ich usunięcia z innych przyczyn. Dane te będą poddawane okresowemu sprawdzaniu pod kątem ich aktualności i w przypadku stwierdzenia, że są nieaktualne, będą przez GWO aktualizowane lub usuwane. Jednocześnie, w celu dochowania obowiązku tzw. rozliczalności, dane będą przechowywane przez okres, w którym GWO zobowiązane jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym dla umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

Czy przetwarzamy Państwa dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie)?
Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec Państwa żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Państwa sytuację. Profilowanie danych osobowych przez GWO polega na przetwarzaniu Państwa danych (również w sposób zautomatyzowany) poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji, takich jak nauczany przedmiot lub poziom edukacyjny szkoły, w szczególności do analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań, tak aby lepiej dostosować ofertę GWO do Państwa potrzeb.

Dobrowolność podania danych
Dane osobowe zostały nam przekazane przez Państwa dobrowolnie. Prosimy pamiętać, że nie zobowiązywaliśmy Państwa do podania nam jakichkolwiek danych, a ich podanie nie jest obowiązkiem ustawowym.

Jednakże dane osobowe mogą być niezbędne do realizacji umów, które z Państwem zawieramy (np. umów sprzedaży książek lub usług świadczonych drogą elektroniczną), a także do realizacji przysługujących Państwu uprawnień. Brak podania danych skutkować może m.in. niemożliwością wykonania umowy.

Podanie danych może nie być dobrowolne, jeżeli podania danych wymagają przepisy prawa. Wówczas możemy wymagać od Państwa podania innych danych, niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.

Posiadanie zgody na przetwarzanie danych i powierzenie przetwarzania danych
Jeżeli korzystają Państwo z naszych usług świadczonych drogą elektroniczną, takich jak np. LEPSZA SZKOŁA i aplikacje GWO (np. Matlandia), będą Państwo mieli możliwość uzupełnienia dziennika elektronicznego (np. e-GWO dziennika). Nie jest to niezbędne do pełnego korzystania z naszych usług. Do dziennika elektronicznego można wpisywać dane identyfikujące uczniów. GWO przestrzega jednak, że do wpisania danych uczniów niezbędne jest zawarcie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych pomiędzy szkołą, do której uczęszczają ci uczniowie, a GWO. Umowa nie musi być sformułowana na piśmie (w formie papierowej) – zgodnie z RODO wystarczająca jest akceptacja umowy online (np. poprzez zaznaczenie „checkboxa”, kliknięcie linka aktywacyjnego itp.). Wówczas podmiot przekazujący dane i będący administratorem danych powierza ich przetwarzanie GWO. Aby powierzenie było skuteczne, podmiot ten musi dysponować zgodą rodziców lub prawnych opiekunów uczniów wpisywanych do dziennika elektronicznego na przetwarzanie ich danych osobowych w tym celu. Wpisanie danych do dziennika elektronicznego jest równoznaczne ze złożeniem w imieniu podmiotu powierzającego, że zostały zebrane konieczne zgody na przetwarzanie danych osobowych wpisywanych uczniów. Wpisywanie danych uczniów bez tej zgody i bez zawarcia umowy nie jest dopuszczalne. Więcej informacji znajdą Państwo w regulaminach poszczególnych usług, znajdujących się na stronach internetowych GWO.

Jak się z nami skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych?
Mogą Państwo kontaktować się z GWO w związku z przetwarzaniem danych osobowych, pisząc pod adresem dane.osobowe@gwo.pl.