Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych – kontrahenci

W związku z wejściem w dniu 25 maja 2018 r. w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (zwanego dalej „RODO”), przedstawiamy Państwu informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych uzyskanych przez spółkę Gdańskie Wydawnictwo Oświatowe spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. Przedstawione poniżej informacje wskazują na najważniejsze zagadnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz na prawa przysługujące osobom fizycznym w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

1. Administrator danych.
   Administratorem danych osobowych jest spółka Gdańskie Wydawnictwo Oświatowe spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Gdańsku, al. Grunwaldzka 413, 80-309 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000537551 („Administrator”).
2. Zakres przetwarzanych danych osobowych.
   Administrator przetwarza dane osobowe swoich kontrahentów. Przetwarzane dane mogą obejmować w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe (m. in. adres, adres e-mail, telefon), dane z dowodu osobistego, NIP, PESEL. Zakres przetwarzanych danych może się różnić w zależności od zakresu danych osobowych, który został nam przez Państwa przekazany w związku z zawarciem umów lub ich wykonywaniem.
3. Cel i czas przetwarzania danych osobowych.
   Dane mogą być przetwarzane w celu:
   a. wykonania zawieranych umów lub w celu podjęcia działań przed zawarciem takich umów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. (b) RODO). W tym zakresie dane będą przetwarzane do czasu zakończenia obowiązywania poszczególnych umów albo, w razie niezawarcia umowy, do czasu zakończenia negocjacji lub innego procesu poprzedzającego zawarcie umowy;
   b. zrealizowania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z rozliczeniami podatkowymi oraz dokumentowaniem transakcji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. (c) RODO) i w tym zakresie będą przetwarzane przez czas wynikający z przepisów podatkowych;
   c. realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO), obejmujących w szczególności:
   - ustalenie, dochodzenie lub obronę roszczeń – do czasu przedawnienia roszczeń,
   - realizowanie działań marketingu bezpośredniego – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania lub usunięcia danych z innych przyczyn.
4. Dobrowolność podania danych.
   Zwracamy uwagę, że co do zasady nie ma obowiązku podawania swoich danych osobowych. Jednakże brak ich podania uniemożliwi zawarcie umowy i rozpoczęcie lub kontynuowanie współpracy z Administratorem.
5. Odbiorcy danych osobowych.
   Administrator – tak, jak większość przedsiębiorców – korzysta z usług podmiotów trzecich i jeżeli wymaga tego prawidłowa realizacja usług lub zadań Administratora - przekazuje w niezbędnym zakresie dane osobowe. Ma to miejsce w szczególności w odniesieniu do:
   - dostawców usług i rozwiązań informatycznych,
   - podmiotów pośredniczących w realizacji umów (podwykonawcy, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie),
   - podmiotów zapewniających usługi rozliczeniowe, płatnicze i windykacyjne (np. system do fakturowania lub ewidencjonowania obiegu dokumentów),
   - podmiotów świadczących usługi doradcze (np. kancelarii prawnych i finansowych),
   - podmiotów pośredniczących w realizowaniu akcji marketingowych,
   - podmiotów uprawnionych do uzyskania danych na podstawie przepisów, w tym organów ścigania, organów podatkowych lub innych organów i instytucji publicznych.
   W przypadku przekazywania danych osobowych Administrator dba o to, aby podmioty, którym dane są powierzane, były rzetelne i gwarantowały wysoki standard nie tylko świadczonych usług, ale również ochrony danych osobowych i zachowania ich w poufności. W tym celu zawierane są odpowiednie umowy regulujące bezpieczeństwo powierzonych danych. Jeżeli Administrator będzie przekazywać dane podmiotom mającym siedzibę w państwach trzecich (tj. mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym), Administrator będzie wymagać, aby podmioty te gwarantowały wysoki stopień ochrony danych osobowych, spełnienie europejskich norm ochrony danych i aby zawarły stosowne umowy bazujące na wzorcowych klauzulach umownych w przedmiocie ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską. Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
6. Prawa osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
   Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo do:
   a. dostępu do danych w określonym przez przepisy RODO zakresie (art. 15 RODO),
   b. sprostowania danych (art. 16 RODO),
   c. żądania usunięcia danych w przypadku spełnienia jednej z przesłanek wskazywanych przez przepisy RODO (art. 17 RODO),
   d. żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przez przepisy RODO przypadkach (art. 18 RODO),
   e. żądania przeniesienia danych w określonych przez RODO przypadkach (art. 20 RODO),
   f. wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO).

Każdej osobie, której dane są przetwarzane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie i z dowolnych przyczyn wobec przetwarzania danych w związku z takim marketingiem bezpośrednim (art. 21 RODO).

W przypadku wątpliwości oraz w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy kontaktować się pod adresem e-mail: gwo@gwo.pl lub na adres pocztowy: Gdańskie Wydawnictwo Oświatowe sp. z o. o. sp. k., al. Grunwaldzka 413, 80-309 Gdańsk.

wersja PDF do pobrania